Работодатель обязан оформить трудовую книжку. Трудовая книжка

В соответствии со статьей 65 Трудового Кодекса РФ в настоящее время трудовая книжка используется в следующих ситуациях:

  1. Для ведения непрерывной трудовой биографии работника.
  2. Для подтверждения стажа при оформлении пенсии.

Кроме этого, часто работодатели проверяют , выясняя причины увольнения с предыдущих мест работы и факты трудовой истории работника

В трудовых спорах так же может помочь работнику оспорить основания своего увольнения

Отменят ли трудовые книжки?

Несмотря на то, что есть определенные предпосылки для в России, в ближайшее время рассчитывать на это не стоит.

Долгое время трудовой стаж для оформления и расчета пенсии определялся именно при помощи трудовых книжек. Но уже давно учет трудового стажа в России ведет Пенсионный Фонд по данным . Кроме того, практика других стран, включая наших ближайших соседей, например, Казахстана, показывает, что можно решать вопросы и без трудовых книжек.

Один из аргументов против отмены — неготовность Пенсионного фонда менять привычные процедуры. Второй аргумент, на который ссылаются уже сами работодатели, состоит в том, что трудовая книжка содержит всю историю о деятельности работника, причинах увольнений, поощрениях. При отсутствии такой истории работодателям сложно получить информацию о том, насколько надежен принимаемый на работу сотрудник и не скрывает ли он неблагоприятные факты своей прошлой биографии. Однако не секрет, конечно же, что в ряде случаев далеко не всегда отражается в трудовой книжке, — нередко встречается, что работник с работодателем договариваются «не портить» трудовую книжку, подменяя реальные причины увольнения другими основаниями.

Еще один аргумент — сбои в работе системы персонифицированного учета в Пенсионном Фонде и недостаточность данных. Например, некоторые профессии и производства дают основания для досрочного выхода на пенсию и требуют подтверждения специального стажа. Только данные персонифицированного учета такого подтверждения дать не могут. Однако, справедливости ради, стоит сказать, что и трудовой книжки для этих целей Пенсионному фонду недостаточно. Как правило, требуется собрать внушительный пакет дополнительных документов.

Говорить об отмене трудовых книжек пока не приходится, хотя со временем вводятся послабления для отдельных категорий работников или организаций.

Например, принимая на работу дистанционных работников (в соответствии с , работодатель может не вносить записи в трудовую книжку.

Трудовые книжки не заполняются в случаях, когда работодателем выступает физическое лицо, при этом не являющееся индивидуальным предпринимателем. Работники нанимаются, например, для помощи с ведением личного хозяйства. Такая практика у нас не очень распространена, но случается.

В Госдуме длительное время рассматривался законопроект (проект Федерального закона N 1050405-6), который позволял бы , либо вообще не вносить в трудовые книжки записи о работе нанятых сотрудников, либо вносить, но возвращать трудовые книжки на хранение самим работникам. Однако из текста положения о трудовых книжкам были изъяты.

Порядок ведения трудовой книжки

Трудовая книжка является бланком строгой отчетности со многими степенями защиты, изготавливаемым Объединением ГОЗНАК. может только работодатель при первичном трудоустройстве сотрудника. Порядок, как именно организация может приобрести трудовую книжку, описан в . Правила, что и как вносить в книжку, детально определены еще двумя важными документами:

  1. . Ответственность за ведение и сохранность трудовой книжки несет работодатель;

При заведении трудовой книжки сотруднику заполняется, по возможности, в присутствии сотрудника; там же работник ставит свою подпись, подтверждая правильность внесенной информации.

ВАЖНО!

Обратим внимание, что граждане Белоруссии приравнены в своих трудовых правах гражданам России, и белорусские трудовые книжки принимаются к ведению работодателями в России.

При приеме нового сотрудника на работу учитывайте следующие моменты.

  • Проверьте наличие трудовой книжки у работника, если это не первое место его работы.
  • Убедитесь, что в трудовой книжке проставлена запись об увольнении сотрудника с предыдущего места работы. Если сотрудник не уволен с прежней работы, принять его по основному месту на новую работу нельзя.
  • При трудовая книжка не требуется.

В трудовые книжки вносятся записи, которые идентифицируют сотрудника и так или иначе влияют на расчет его трудового стажа, а именно:

  • Информация о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
  • Выполняемая работа
  • Перевод на другую постоянную работу;
  • Награждения, поощрения;
  • Несение воинской службы;
  • Увольнение и прекращение трудового договора;
  • Работа по совместительству (при желании).

Помните, что для внесения или исправления каждой записи в трудовой книжке должно быть обязательно документальное обоснование: паспорт, диплом, приказ и так далее.

Следует очень внимательно делать записи в трудовой книжке, так как ошибки или неточности могут послужить основанием для Пенсионного фонда признать запись недействительной, а, следовательно, исключить этот период из трудового стажа.

В свою очередь часто возникают ситуации, когда необходимо вносить изменения или , важно понимать, какие исправления допустимы, а какие нет, какие основания для исправлений и как правильно вносить все изменения.

Утеря и восстановление трудовой книжки

Если трудовой книжки у сотрудника нет (потерял или испортил), и никаких справок, подтверждающих предыдущий опыт нет, то сотрудник должен написать заявление в свободной форме с указанием причин, почему документ отсутствует, и работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Если сотрудник хочет , то ему необходимо обращаться за к работодателю по последнему месту работы. В течение 15 дней дубликат должен быть оформлен. Если бывший работодатель ликвидирован, сотрудник может оформить дубликат и через нового работодателя, но надо понимать, что такой обязанности у компании нет. Для подтверждения своего трудового стажа сотрудник должен предоставить заверенные копии приказов, которые послужат основанием для внесения записей. Стоит обратить внимание, что работодатель может потребовать от работника возмещения стоимости приобретения трудовой книжки (в соответствии с п. 47 постановления Правительства «О трудовых книжках»). Как правило, сотрудника просят написать заявление об удержании этой суммы из заработной платы. Вместе с тем, организация может не требовать с сотрудников оплаты бланков трудовых книжек и вкладышей, если указать соответствующее условия в локально-нормативном акте.

Выдача трудовой книжки на руки

Несмотря на то, что документ оформлен на имя сотрудника, как только он устраивается на работу в компанию, трудовая книжка будет ему недоступна. Работодатель имеет право только для предъявления в Пенсионном фонде при оформлении пенсии. Во всех других случаях сотрудник может получить только ее заверенную копию. Обратите внимание, что для фиксирования выдачи трудовых книжек работающим сотрудникам и ее возврата желательно завести отдельный журнал, поскольку использовать для этих целей книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней невозможно из-за отсутствия в ней нужных граф.

Во многих случаях трудовая книжка окажется вам полезной или необходимой.

  • Если вы работаете, то оригинал трудовой книжки вам понадобится только при оформлении пенсии в Пенсионном Фонде. В остальных случаях достаточно копий.
  • Трудовая книжка обязательно выдается сотруднику в день увольнения.
  • Банки просят заверенную копию при получении кредита или ипотеки, когда хотят убедиться, что перед ним не безработный, а человек, имеющий постоянный доход.
  • Визовые службы отказались от запроса копий трудовой книжки при оформлении загранпаспортов, но в анкетах есть требование заполнить опыт вашей работы за сколько-то лет. Если у вас было несколько работ, то лучше взять копию трудовой и свериться, что все заполнено корректно.
  • При трудоустройстве на работу по совместительству трудовая, как таковая, вам не нужна, но у вас могут попросить ее копию.
  • В некоторых судебных разбирательствах может потребоваться копия трудовой книжки. Часто это бывает в трудовых спорах.
  • Для оформления некоторых льгот и субсидий официальные органы могут попросить копию трудовой книжки: например, при оформлении пособия семьям, у которых доход на каждого члена семьи ниже прожиточного минимума, субсидий на услуги ЖКХ.
  • Ну и в некоторых случаях наличие копии трудовой книжки под рукой вам определенно поможет. Например, если оригинал потеряли, то копия существенно облегчит задачу восстановления. Или если вы впервые делаете свое резюме для поиска работы.

Проверка трудовых книжек начинается с выяснения, является ли трудовая книжка действительной. Помимо выяснения того, к какой относится трудовая книжка серии, необходимо обратить внимание и на ее внешние признаки. Поговорим о видах трудовых книжек по годам, их проверке и учету.

Руководство и сотрудники отделов кадров испытывают естественное волнение, связанное с возможной отменой трудовых книжек. Тем не менее, зная об особенностях подготовки к этому событию, адаптироваться к новой форме кадрового документооборота не составит особого труда.

Трудовая книжка все чаще воспринимается как своеобразный рудимент кадрового делопроизводства. Разговоры об их выводе из оборота ведутся не один год. Отношение специалистов к подобной перспективе двоякое. С одной стороны, отмена трудовых книжек теоретически должна упростить работу кадровика. Он избавляется от необходимости закупать бланки, изучать номера и серии трудовых книжек, следить за их хранением, учетом, утилизацией и т. д. Тем временем, фактическое упрощение кадрового документооборота после вывода книжек из оборота вызывает у многих сомнения. Отмена использования этого атрибута не приведет к сокращению числа используемых документов – в то же время, они могут дополниться новыми, подтверждающими стаж сотрудника.

Руководство и сотрудники отделов кадров испытывают естественное волнение, связанное с возможной отменой трудовых книжек. Тем не менее, зная об особенностях подготовки к этому событию, адаптироваться к новой форме кадрового документооборота не составит особого труда.

Что нужно сделать в первую очередь

  1. Исключить наличие таких документов, как недействительная или поддельная трудовая книжка.
  2. Уточнить корректность порядка закупки и учета бланков.
  3. Собрать пакет документов, необходимых для подтверждения страхового стажа сотрудников, убедиться в его соответствии новым требованиям.
  4. Удостовериться в том, что заполнение книжек на предприятии и предыдущих местах трудоустройства сотрудников осуществлялось в соответствии со всеми нормами. При выявлении ошибок необходимо исправление неправильных записей в трудовой книжке.

Подтвердить страховой стаж сотрудника могут следующие документы

  1. Заключенный в письменной форме трудовой договор с предыдущими работодателями.
  2. Выданные государственными организациями или работодателями официальные справки.
  3. Заверенные выписки из приказов.
  4. Платежные ведомости и лицевые счета, подтверждающие выдачу заработной платы.
  5. Документы, подтверждающие уплату работником сумм на социальное страхование.
  6. Некоторые другие документы – военный билет и т. д.

Наиболее точно установить подлинность документа можно, изучив номера трудовых книжек по годам и их основные атрибуты. В приведенной ниже таблице перечислены некоторые нормативные акты, которые могут быть полезны кадровику при проверке трудовых книжек.

Проверка трудовых книжек

Для осуществления проверки трудовых книжек необходимо составить приказ. Современное трудовое законодательство не имеет унифицированной формы документа. Его можно разработать в произвольном виде.

В первую очередь, следует выяснить, является ли трудовая книжка действительной. Следует отметить, что покупка этого документа зачастую возлагается на плечи молодых специалистов. Однако в соответствии с частью четвертой ст. 65 ТК РФ**, в обязанности работодателя входит не только оформление бланков, но и их закупка. В связи с этим поддельная трудовая книжка в современном делопроизводстве не является редкостью. Во избежание разного рода недоразумений необходимо проверить бланки и вкладыши к ним на подлинность***.

Это делается следующим образом:

  1. Форма бланка проверяется на соответствие той, которая действовала на момент оформления книжки;
  2. Необходимо выяснить, напечатан ли бланк в типографии «Гознак»;
  3. Следует сверить, соответствует ли серия трудовой книжки по годам на момент оформления (см. таблицу ниже);
  4. Проверяются все страницы книжки. Номер и серия должны совпадать, последовательность нумерации страниц должна соблюдаться.

Если в организации работает несколько сотрудников, которые могут быть ответственными за проверку, по ее результатам можно составить не отчет, а протокол.

В таблице приведены используемые в настоящее время вкладыши и трудовые книжки по годам выпуска.

Виды трудовых книжек

Помимо выяснения того, к какой относится трудовая книжка серии, необходимо обратить внимание и на ее внешние признаки.

Трудовая книжка образца 1938 г., утвержденная Постановлением № 1320, имеет темно-фиолетовую оболочку из кожзаменителя. Выдавалась рабочим и служащим. Несмотря на отсутствие защитных знаков, практически не подделывалась. Имеет двуязычные бланки (русский язык и язык союзной республики). Титульный лист упрощенный – то есть, не имеет герба, номера и серии, печати работодателя. Дата рождения содержит только год. Сведения о трудоустройстве вносятся в обратном порядке – год, месяц, число.

Трудовая книжка образца 1973 года, утвержденная Постановлением № 656, имеет зеленую обложку из заменителя кожи или голубую обложку из картона. На последний тип следует обращать особое внимание – такие книжки подделывались чаще всего. Кроме того, вне зависимости от типа обложки, в этой серии необходимо тщательно проверять трудовые книжки по годам выпуска после конца 1980-х годов. Оформлялась рабочим и служащим и имела защитные знаки в виде линий змеевидной формы на просвете страниц. Бланки двуязычные, имеет больше страниц, чем остальные виды книжек, на титульном листе Герб РСФСР. Имеет номер, серию, три строки для персональных данных. На последней странице располагается отметка «Гознак».

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года, утвержденная Постановлением № 310 имеет зеленую обложку из кожзаменителя. Оформлялась только работникам колхозов. Как и в предыдущей серии трудовых книжек, в качестве защитного элемента используются змеевидные линии, заметные на просвете страницы. Бланки книжки колхозника двуязычные, имеют указания о трудоднях. Продолжать такие книжки не следует. Если ведение книжки осуществлялось на языке союзной республики, необходимо дублирование записей на русском.

Трудовая книжка образца 2003 года, утвержденная Постановлением № 225, имеет обложку из серого кожзаменителя. Оформляется всем работникам, трудоустроенным в российских компаниях. Кроме того, постоянные представительства иностранных компаний в России также заводят своим сотрудникам трудовые книжки. Имеет защитные элементы в виде светящейся под ультрафиолетовыми лучами надписи «Трудовая книжка», шва, защищающего от замены листов, водяных знаков в виде аббревиатуры ТК. На титульном листе изображен герб России, на последней странице – отметка «Гознак». Имеет номер и серию.


Что делать при обнаружении недействительной книжки

Если в ходе проверки у кого-то из сотрудников была обнаружена поддельная трудовая книжка, необходимо поставить его в курс дела, вернуть ему недействительный документ и оформить новый на основании его заявления (ч. пятая ст. 65 ТК РФ). Оформить дубликат в этом случае не представляется возможным, так как исходник заполнен на поддельном бланке.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки

Лучше всего охарактеризовать бланк трудовой книжки как неустановленный. Доказать свой стаж в таких ситуациях работник может при помощи подтверждающих его документов или в судебном порядке * .

Мнение экспертов

В качестве подведения итога, обратимся к экспертам, которые еще раз напомнят об основных моментах. По словам директора Института профессионального кадровика Валентины Митрофановой, необходимо принимать во внимание следующее: отмена трудовых книжек имеет для кадровика как преимущества, так и недостатки. Необходимость закупки, оформления и учета бланков исчезает. Нет потребности вникать в тонкости оформления и заботиться о хранении и уничтожении. В то же время, возникает нужда в кадровых документах, подтверждающих стаж работника. Директор ООО «Актуальный менеджмент» Екатерина Шестакова обращает внимание на то, что бланки трудовых книжек (за исключением документов образца 1938 года) имеют степени защиты от фальсификации. В то же время в законе не прописаны четкие нормы, в соответствии с которыми осуществляется выявление поддельного бланка. Эксперт журнала «Кадровое дело» юрист Евгения Симакова отмечает, что подлинные бланки можно определить по следующим признакам: они отпечатаны в типографии «Гознака», номер и серия совпадают с присвоенными на момент его оформления, а также на каждой странице. Нумерация страниц не нарушена.

Любой человек, которому хотя бы однажды приходилось устраиваться на постоянную работу, знает, что такое трудовая книжка и для чего она необходима. В последнее время очень часто слышатся мнения, что такие документы уже изжили себя, что пора их отменить и т. д. Начинаются активные обсуждения этих предложений, но потом они затихают, чтобы через некоторое время появиться снова.

Сторонники отмены трудовых книжек объясняют свою позицию тем, что работников сейчас оформляют по индивидуальным трудовым договорам, а сведения об и другие фонды за них учитываются на индивидуальных лицевых счетах (). В этой статье мы поговорим о том, что собой представляет трудовая книжка, и нужна ли она сейчас.

Что собой представляет трудовая книжка

Трудовая книжка — это документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации трудовые книжки должны вести все юридические лицамии индивидуальные предприниматели. Работодателям-физическим лицам заводить и вести их запрещено. Стаж работы у такого работодателя подтверждается трудовыми договорами.

Документ содержит полную информацию о трудовой деятельности его владельца на протяжении всей жизни. Для оформления такого личного документа требуется большая внимательность и аккуратность.

Трудовые книжки оформляют на всех работников предприятий и организаций, в которых они проработали более 5 дней. Также они должны вестись на временных и сезонных работников, а с октября 2006 года трудовые книжки обязаны вести индивидуальные предприниматели, являющиеся работодателями. Документ хранится по основному месту работы, при работе внесение записей производится по особым правилам.

Для заключения нового трудового договора, работник должен представить трудовую книжку наряду с другими необходимыми документами, такими как (или иностранного государства), СНИЛС и т.п. Если же человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку ему предоставляет работодатель. После увольнения документ должен быть возвращен ее владельцу в последний день работы, в противном случае работодатель несет ответственность. И при подаче или будет оштрафован. А при в суд с него можно взыскать понесенные убытки (например, не смогли быть приняты на работу по причине отсутствия документа).

Форма трудовых книжек, порядок их ведения и хранения, а также вопросы изготовления бланков и обеспечения ими работодателей устанавливается Правительством Российской Федерации. Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляет «ГОЗНАК» Министерства финансов России.

Российская трудовая книжка нового образца

С 1 января 2004 года стали использоваться бланки трудовых книжек нового образца, которые оформляются работникам, впервые поступающим на работу. Вместе с тем документы ранее установленных образцов (1938,1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников являются действительными.

Новая российская трудовая книжка отличается от предыдущей своим размером и отсутствием раздела для сведений о назначении . В то же время разделы о наградах и поощрениях объединены в один. Также среди изменений нужно отметить наличие на обложке и титульном листе герба России, а в графе «Сведения о работе» теперь будет вноситься запись о квалификации работника. Несколько уменьшен формат документа и добавлены страницы, вместо 40 их стало 44.

Трудовая книжка нового образца снабжена дополнительными средствами защиты от подделки:

  • специальная бумага, имеющая водяной знак;
  • надпись «Трудовая книжка», которая светится в ультрафиолете;
  • специальный шов, скрепляющий листы бланков

Значение трудовой книжки для работника

Как уже говорилось, до сих пор трудовая книжка, согласно статье 66 Трудового кодекса России, — это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако некоторые ее функции были переложены на трудовой договор и систему персонального учета в ПФР.

Уже с 1 января 1997 года учет стажа и работы россиян ведется ФСС и Пенсионным фондом. Это значит, что оформление пенсии от трудовой книжки уже не зависит. Сейчас все желающие могут бесплатно получить выписку о своем стаже из Пенсионного фонда России.

Нет у трудовой книжки и функции получения больничного листа. Произошло это в январе 2007 года после вступления в силу закона о временной нетрудоспособности. Тогда была отменена норма о непрерывном стаже (фиксируемого трудовой книжкой) для выдачи больничного листа.

Если раньше оплата больничного листа в значительной степени зависела от непрерывного стажа работы, то теперь этот показатель в расчет не берется. Также перерыв в стаже работы не влияет теперь на величину будущей пенсии. Сейчас ее размер зависит только от величины взносов в пенсионный фонд и общего .

Теперь Вы знаете, что такое трудовая книжка, а также то, какую роль она играла в жизни человека раньше и зачем нужна сейчас.